Projektaktivitet gör att du mest effektivt kan använda förhållandet mellan tillgängliga resurser, tid och kvalitet på slutprodukten. Med hjälp av kompetent planering är det möjligt att i tid implementera korrigerande hanteringsåtgärder när som helst i varje skede av projektets livscykel. Användningen av en lämplig metod gör det möjligt att i förväg beräkna den totala kostnaden för att producera teknisk dokumentation, den genomsnittliga varaktigheten av implementeringen och bestämma de ansvariga personerna i varje steg (OBS-struktur, RAM-matris). Det är viktigt att korrekt planera den fullständiga listan över arbeten (bygga WBS-grunden för projektet) och sekvensen för deras genomförande (avbilda PDM-nätverket). En kedja av uppgifter bör identifieras i förväg, vars framsteg bör kontrolleras mest noggrant. Eftersom de inte har en reserv bestämmer den totala varaktigheten av deras genomförande projektets totala varaktighet (enligt den kritiska vägmetoden).
Betydande underlättande av ledningen underlättas av ett sådant verktyg som ansvarsmatrisen (eller linjärschema). Den är uppbyggd på basis av en förutvecklad WBS-struktur (en hierarkisk grund för det utförda arbetet) och en OBS-struktur (organisationsstruktur av utförare). Det används för att utöva ledarskap genom införandet av ansvarsprincipen (Principle Responsibility).
Det är nödvändigt att anpassa var och en av uppgifterna i programmet enligt lämpliga specialister. En ansvarsmatris skapas för projektet - detta är en visning av planerade anslutningar (oftast - grafisk). Det är avbildat i form av en tabell baserad på förhållandena mellan WBS- och OBS-strukturer. Sedan representeras den första som de vertikala raderna i matrisen och den andra som de horisontella kolumnerna. För varje WBS-element identifieras en anställd som ska koordinera implementeringen. Motsvarande skylt sätts ner i skärningspunkten mellan de två komponenterna.
Ansvarsmatrisen, om den görs på rätt sätt, bör ge en uppfattning om vem som hanterar exekveringen av varje länk i den hierarkiska strukturen på lägre nivå. Endast en person kan vara ansvarig för utförandet av något av WBS-elementen. Men framstegen för flera delar av arbetet kan kontrolleras av en enda person.
RAM - så betecknas kortfattat projektansvarsmatrisen (Ansvarsuppdragsmatrisen) - fördelning av rapportering och ansvar i form av en tabell. För ett välorganiserat program måste regeln iakttas att genomförandet av evmål kontrollerades av ett visst styrande organ. Till exempel projektledaren - uppdraget (alla uppgifter), ansvariga utförare - enskilda moment osv. På så sätt byggs faktiskt ett målträd. Det måste motsvara ordningen för uppdelningen av strukturen, som har anförtrotts genomförandet av idén. Det funktionella ansvaret för alla personer som är involverade i det planerade arbetet bestäms av ansvarsmatrisen. Den tjänar till att specificera en uppsättning uppgifter, och människor är personligen ansvariga för deras genomförande.
Dedikerad programvara gör projektförberedelser enklare. Med dess hjälp kan du göra WBS- och OBS-strukturer, listor över arbeten med organisation efter faser och styra mycket snabbare. Samma RAM-ansvarsmatris skapas, men i en mer detaljerad form. Således, utan onödig ansträngning, är det möjligt att erhålla de nödvändiga tabellerna i lämpliga mjukvarupaket. Och även, om nödvändigt, snabbt ändra all data om projektet, samtidigt som du får deras uppdaterade grafiska display.
