Dokumenthantering är en viktig länk i kontorsarbete

2024 Författare: Henry Conors | [email protected]. Senast ändrad: 2024-02-12 13:03

Arbetsflödet förstås som reglerna för att undertecknade lösningar marknadsförs inom ett företag eller en institution från det ögonblick de tas emot till arkivlagring. Grunden för detta koncept är mottagandet av ett dokument, dess övervägande, överföring till de verkställande organen, organisatoriska åtgärder för utförande, certifiering, utförande, lagring.

Det här är en process som tar hänsyn till instanserna av dokumentets rörelse tillsammans med hastigheten för dess rörelse genom dessa instanser. Dokumentflöde är en process som måste korreleras med förv altningsapparatens informationsverksamhet, med att dokumentera varje enskilt beslut, lagra nyinkomna handlingar.

Ett stort antal brister i många administrativa apparaters verksamhet är just kopplat till den dåliga organisationen av överföringen av dokument. Till exempel bör processen för cirkulation av ett förv altningsbeslutsdokument innehålla tre obligatoriska komponenter:

• informationsstöd för beslutet som fattas (detta inkluderar tillförlitlig information,bekräftar beslutets riktighet);
• dokumentera själva beslutet (regleringsdokument);
• kontroll över genomförandet (som inkluderar organisationen av det föreslagna arbetet, metoder för att slutföra uppgiften, efterlevnad av villkor och deadlines).

Som framgår av exemplet ovan är arbetsflödet insamlingen av information på grundval av vilken ett administrativt beslut kommer att utfärdas; förberedelse av själva beslutet, inklusive redigering, samordning, utarbetande fram till godkännande. Alla ovanstående stadier kräver att dokumentet flyttas inte bara mellan företagets strukturella divisioner, utan också mellan utförare, från tekniker, specialister till chefer. Slutsatsen från detta exempel är följande: ju högre hastighet dokumentet förflyttar sig, desto högre kvalitet på dess utförande i varje specifikt skede, desto bättre är processen för att hantera företaget som helhet.

Begreppet i sig förekom i litteraturen redan på 1920-talet. Då trodde man att arbetsflödet är organiseringen av arbetet som syftar till den rationella konstruktionen av statsapparaten som helhet, ansvarsfördelningen mellan olika utförare och tjänster. År 1931 gjorde Institute of Management Technology det första försöket att reglera de enhetliga principerna för kontorsarbetsorganisation. Reglerna fastställdes enligt vilka mottagande och leverans av handlingar, reglerna för utförande och regleringen av undertecknandet skulle utföras. Följande stadier av ekonomisk utveckling fick lagreglering av ett sådant koncept somkontorsarbete, där tyngdpunkten låg på individuell teknisk verksamhet. Dokumenthanteringsprogrammet nämndes inte i dessa lagstiftningsakter, även om det i själva verket handlade om att organisera överföringen av dokument. Med början 1974 undertecknades huvuddokumentet som reglerar hela processen för dokumenthantering, som fortfarande är i kraft.

Denna lagstiftning kallas "Unified State Records Management System" (USSD), vars stycken ägnas åt organisationen av förflyttning av dokument, tekniska metoder för deras behandling och tillämpningsregler. Denna samling formulerar grundregeln: "Dokumentflöde är den operativa förflyttningen av ett dokument längs den kortaste vägen, inklusive minimitiden och arbetskostnaderna." Endast genom att tillämpa den godkända regeln i praktiken kan man räkna med att förbättra livet för landets befolkning, tillväxten av statens ekonomi.

För att uppnå dessa mål behövs smarta, disciplinerade, ansvarsfulla ledare, för vilka införandet av ett arbetsflöde baserat på USSD kommer att vara en fråga om ära och samvete.