Grundläggande normer och regler för affärsetikett för en kontorsarbetare och tjänsteman

2024 Författare: Henry Conors | [email protected]. Senast ändrad: 2024-02-12 12:55

När du börjar arbeta kommer du snart att inse att förmågan att följa de grundläggande reglerna för affärsetikett bidrar till professionell framgång inom alla områden och värderas lika högt som affärsegenskaper. Det hjälper dig enkelt att passa in i vilket team som helst och snabbt få trovärdighet hos kollegor och ledning, särskilt om du snabbt lyckas fånga skillnaden mellan affärs- och sekulär etikett och lära dig att välja rätt beteende.

Grundläggande affärsetikett

Gott uppförande på ett kontor eller ett statligt kontor skiljer sig något från vad som anses anständigt (vanligt) utanför.

Om ledaren är en man ska kvinnor inte förvänta sig att han ska resa sig när de går in på kontoret. Även om det finns väluppfostrade män bland cheferna som har denna vana förd till en reflexnivå och som alltid reser sig när en dam kommer in i rummet, är detta ett undantag. Och låt det vara trevligt, men ändå är en sekulär ton på jobbet olämplig. På kontoret,på en statlig myndighet går den manliga chefen först in genom dörren, och när du är på affärsresa sätter han sig först i bilen.
Orden "tack" och "snälla" i en arbetsmiljö är ännu mer önskvärda än i "soci alt liv". Tacka dina kollegor för alla, även de mest obetydliga tjänsterna, och glöm inte det "magiska ordet" när du gör en förfrågan eller bara förmedlar en order från dina överordnade till en av de anställda.
Le alltid när du hälsar på kollegor och skicka tillbaka dem med ett leende.
Prata med människor i en lugn och vänlig ton och visa dem tecken på uppmärksamhet, oavsett deras kön.
Om mannen som går före dig till dörren har många dokument, kör om honom för att öppna dörren och låt honom passera. Hjälp på kontoret bör alltid vara den som det är bekvämare och bekvämare för, men i officiella relationer finns det en tydlig hierarki som du måste känna och underhålla. Det betyder inte att du ska vara blyg inför dina överordnade eller visa ökad uppmärksamhet åt varje ord, nej, men du bör ge honom eller henne vederbörlig respekt.

De accepterade reglerna för affärsetikett kan skilja sig markant inte bara i olika branscher utan även i enskilda företag. Det finns dock regler som måste följas av både kontorsanställda och statligt anställda. Bland dem är iakttagandet av punktlighet, överensstämmelse med företagets image i kläder, förmågan att hålla hemligheter och förmågan att lämna personliga problem utanför arbetet. Låt oss prata mer om var och en av dessa regler.

Behovet av att göra allt i tid

Reglerna för affärsetikett på ett kontor, statlig myndighet kräver att du alltid kommer till jobbet i tid, slutför alla uppgifter i tid. Förseningar, förseningar i arbete som måste lämnas in exakt vid utlovad tid är oacceptabla.

Missa aldrig ett affärsmöte, kom till dem tidigt för att inte äventyra företagets rykte, inte bara ditt eget. Om du behöver komma för sent, varna om det i förväg, myndigheterna bör vara medvetna om var du befinner dig. Kom ihåg att iakttagandet av noggrannhet, punktlighet i alla frågor är oumbärliga regler för affärsetikett för en tjänsteman och kontorsarbetare, såväl som en manifestation av respekt för andra, naturligt för alla utbildade personer.

Hur man klär sig rätt för kontoret eller statlig tjänst

Vanlig klädkod för företag måste följas.

Utseendet på en anställd bör överensstämma med företagets image, skapa ett trevligt intryck, och när du arbetar på en statlig myndighet är detta ännu viktigare.
Kvinnor måste bära kjolar och klänningar som inte är längre än knäet, skräddarsydda byxkostymer är tillåtna. Det är oacceptabelt att bära kläder i ljusa, pråliga färger med paljetter, strass och tajta kläder för att arbeta på kontoret.
Män bör hålla sig till affärskläder, bära kostymer, byxor, skjortor med eller utan slips. Jeans och tröjor är bäst uteslutna från arbetsgarderoben.
Du kan ha på dig till jobbetblygsamma smycken som matchar klädseln, samt andra detaljer i kostymen.

Sekretesspolicy

Du måste kunna behålla företagets hemligheter, alla transaktioner, utan att utvidga detta ämne vare sig med kollegor eller med dina nära och kära. Läs inte brev avsedda för andra personer, överför alla meddelanden personligen, utan mellanhänder och obehöriga. Om du behöver skicka ett fax, ring mottagaren i förväg så att han är i närheten och personligen kan ta emot dokumentet eller brevet. Blanda inte ditt privatliv med arbete, prata inte om problem i livet, sök tröst eller be om hjälp från kollegor. På kontoret är det viktigt att behålla lugnet och gott humör, oavsett dåligt humör. Dessa regler för affärsetikett för en myndighetstjänsteman och kontorsanställd måste följas strikt.

Du och din chef

Reglerna för affärsetikett för underordnade innebär en avlägsen, icke-bekant vädjan till en chef. Även om chefen (chefen) är en tjej eller en ung man som bara är lite äldre än du, är det värt att säga "du". Om du är på chefens kontor och en affärspartner eller annan chef kommer in, oavsett om du stannar eller lämnar, måste han bestämma om han ber dig att lämna, det finns ingen anledning att känna sig förbisedd. Om din chef någonsin förolämpar dig inför främlingar, svara inte in natura. Om du är upprörd, hoppa inte ut från kontoret, försök att lugnt gå ut och hitta en avskild plats där du kan lugna dig. InteDiskutera vad som hände med kollegor. Du kan reda ut saker med chefen under ledig tid, lugnt lyssna på hans önskemål och framföra dina klagomål. Ju högre chef, desto svårare är din roll, och i vissa situationer är det viktigt att komma ihåg reglerna för affärsetikett. Om en särskilt respekterad person behöver eskorteras ner i korridoren på en institution, måste du öppna dörrarna för att släppa igenom den viktiga gästen och sedan gå bredvid honom, bara efter ett kvarts steg. Om korridoren delar sig måste du ange riktningen med en graciös gest. Om korridoren slingrar sig kan du säga "Let me walk you" och sedan djärvt gå vidare.

regler för affärsetikett för en tjänsteman

Några ord om dåligt uppförande

Det finns normer och regler för affärsetikett som är entydiga för alla anställda: läs inte andras brev, tala med återhållsamhet och artighet, var vänlig mot kollegor och håll avstånd till överordnade. Men ibland på jobbet görs ett undantag från dessa regler, till exempel när du behöver hitta ett dokument på skrivbordet hos en annan anställd som inte är där. Allmänt uppträdande i tjänsten och på kontoret bör vara värdigt, med oklanderligt uppförande. Du behöver hela tiden övervaka ditt beteende, hur du går, kommunicerar, sitter. Kom ihåg att det är oanständigt att röra vid näsa, öron, hår eller andra delar av kroppen offentligt.

Vad bör aldrig göras på arbetsplatsen:

Tugga, välj dina tänder.
Gnagar på pennor, pennor, papper eller naglar.
Korrekt makeup, manikyr, måla läppar på arbetsplatsen - det här är de grundläggande reglernaaffärsetikett för en sekreterare.
Gäsp utan att täcka munnen.
Sätt fötterna på bordet, korsa benen

Krävs dagligen:

Håll rena kläder, hår, kropp, använd deodorant, men inte parfym.
Bär en snygg näsduk.
Ta hand om din tandhälsa.

Dessa regler och önskemål är oumbärliga etikettnormer, de tillåter dig att bli inte bara en bra, värdefull medarbetare, utan också en trevlig person som du vill ha att göra med. Utseende är det bästa sättet att visa respekt för andra människor.

Regler för gott uppförande i umgänget med kollegor

När du först börjar arbeta på kontoret och lär känna dina kollegor börjar du bygga relationer som kommer att avgöra klimatet i teamet och resultatet av gemensamt arbete. Hur ska man bete sig för att vinna dem? Var vänlig med alla, men försök inte komma nära en person direkt, ge dig själv lite tid att lära känna människor bättre. Fråga gärna de anställda om jobbet, men ha inte personliga samtal med dem först. Oroa dig inte om du inte lyckades gå med i laget från första dagen, det är inget fel med det. Tacka alltid kollegor för deras hjälp och kom ihåg att inte gå längre än reglerna för affärskommunikationsetikett.

Till exempel:

irritera inte dina kollegor med dina konversationer och blanda dig inte i andras konversationer;
skvallra inte och lyssna inte på skvaller, avlyssna inte andrastelefonsamtal;
diskutera inte problem med hälsa och kroppsfunktion med kollegor;
försök inte uttrycka eller påtvinga din personliga åsikt vid något tillfälle;
skäll inte ut någon i närvaro av främlingar, även om du har rätt tre gånger, plötsligt tappat humöret - be om ursäkt;
låtsas inte vara mer upptagen än andra, ibland kan du artigt be dina kollegor att inte bullra, utan gör det artigt och utan att ringa;
var inte självisk, i din officiella iver, försök att inte skada dina kollegor för att förtjäna en fördel eller en gunst hos dina överordnade.

Och huvudregeln för affärsetikett, både för en kontorsarbetare och en statlig anställd, är: du måste vara artig, taktfull, artig och tolerant när du hanterar kollegor och ledning, aldrig prata om dina känslor.”

Telefonetikett för sekreterare

Första intryck av ett företag görs ofta via telefon, och ett dåligt första intryck är svårt att bli av med. Mycket ofta, när du ringer ett företag i affärer, kan du stöta på ett svar som inte har något att göra med affärsetikett eller enkla artighetsregler. Vissa anställda svarar i kontorstelefonen som om de gör en tjänst, andra anser det inte nödvändigt att namnge företaget eller avdelningen. Och alla vet hur trevligt det är att prata i telefon efter det med väluppfostrade människor som svarar snabbt, vänligt och uttrycker sin vilja att hjälpa till.

Telefonsamtal besvaras vanligtvis av sekreteraren, men inte bara han, utan alla anställda bör känna till de grundläggande reglerna för affärskommunikationsetikett, som är viktiga att följa när man kommunicerar i telefon.

Låt inte folk vänta på svar, lyft telefonen direkt och svara. Om du inte kan prata, be att få ringa tillbaka, låt inte den som ringer vänta. Och att koppla in musik i ledningen för att fylla en lucka anses vara dåligt uppförande.
Omedelbart efter att du har lyft luren, säg hej, namnge ditt företag och presentera dig själv. Om du arbetar på en stor institution måste du namnge en specifik avdelning för att hjälpa den som ringer att hitta sin väg.
När telefonen frågas efter någon annan, acceptera ett meddelande eller erbjuda dig att ringa tillbaka senare.
Under en konversation, håll dig själv i kontroll och uppför dig korrekt även med de mest långsamma kunderna. Om personen är på kant, hjälp dem att lugna ner sig, men som svar på förolämpningen, lägg bara på.
Titta på ditt tal och välj dina ord, kom ihåg att jargong i affärskommunikation är helt olämpligt. Säg aldrig "ja" eller "okej", bara "ja", "okej" eller "naturligtvis".
Håll telefonen i händerna, inte mellan axeln och hakan, tala tydligt och direkt i mikrofonen, inte förbi. Och tala aldrig med munnen full.
När du ringer, säg hej och identifiera dig omedelbart och företaget du representerar. Var artig, kort och rakt på sak.

Affärsetikett i hanteringen av besökare

Statsanställda och kontorsanställdaanställda tar ofta emot kunder på sitt kontor. Godt uppförande är oerhört viktigt här, folk gillar att ha att göra med någon som visar dem respekt. Etikettreglerna för affärskommunikation och beteende måste följas i allt: både när man möter besökaren vid dörren, hjälper honom att klä av sig och inte låter honom vänta. Om du fortfarande måste vänta, se till att be om ursäkt, även om felet för denna försening inte är ditt, ge honom te eller kaffe. Hälsa människor med ett vänligt leende, försök knyta informella kontakter, men skvallra aldrig om någonting. Håll avstånd i samtalet, men var korrekt, artig och tålmodig. Eskortera besökare till kontorsdörren som om de vore dina gäster.

God ton i affärsbrev

Reglerna för affärskorrespondensetikett påverkar både utseendet och innehållet, själva brevets innehåll. Innan du skriver måste du göra upp en plan som hjälper dig att kortfattat och tydligt ange kärnan i saken. Samtidigt är det viktigt att ta hänsyn till flera tvingande regler för att sköta affärskorrespondens.

Brevet måste vara korrekt skrivet vad gäller stil, stavning och interpunktion.
Officiella meddelanden skrivs vanligtvis ut, detta är ett tecken på respekt för mottagaren.
I enlighet med reglerna för goda seder bör inga av breven, med undantag för tack, inte förbli obesvarade.
Brevet måste vara snyggt formaterat, det är vanligt att skriva affärsbrev endast på vitt A-4-papper.
Datera alltid dina brev längst ner till vänster och lämna en personlig signatur, efternamn ochinitialer.
När man tilltalar är det vanligt att använda ordet "kära (s)", och när man använder det personliga pronomenet "Du" ska man använda det med stor bokstav.

Avslutningsvis

Perfektion uppnås genom flit och upprepning. Sträva efter excellens i allt, förkunna reglerna för affärsetikett - i sättet att hålla, i sättet att tala och röra sig, men stanna inte bara vid den yttre manifestationen av goda seder, rätta till bristerna i din egen karaktär, var uppmärksam till kollegor, lär dig uthållighet och tålamod, behandla dig själv och behandla andra människor med lika respekt. Om du arbetar flitigt kommer du snart att märka resultat som kommer att förändra ditt liv.