Ordet protokoll är på allas läppar. Kontorsanställda hör det regelbundet under möten, poliser använder det i sin yrkesverksamhet, och statschefer och diplomater tvingas följa de regler som han dikterar. Vad är ett protokoll? Det får vi reda på nedan.
Protokollets betydelse
Som många andra termer har detta ord flera betydelser. Allt beror på det verksamhetsområde där det önskade konceptet tillämpas. Så låt oss titta på de vanligaste situationerna när det är vanligt att prata om protokollet.
När det gäller affärsmiljön är protokollet ett dokument som beskriver händelsen som äger rum (möte, möte, styrelse, etc.).
Vi har redan nämnt ovan om polisen, som också ofta upprättar ett liknande dokument. I det här fallet underförstås fastställandet av ett brott eller brott.
I det internationella formatet är protokollet en uppsättning regler som bör följas under officiella möten mellan regeringstjänstemän, såväl som diplomatiska personer. Det finns till exempel ett protokoll över huvudmännenstater eller besöker presidenten.
I den här artikeln kommer vi dock att fokusera på konceptet med affärsprotokoll.
Möteprotokoll
Affärsmöten är en integrerad del av alla processer i en affärsmiljö. De kan äga rum officiellt, med hänsyn till den utsatta tiden och endast på kontoret. Informella affärsdejter är också mycket populära. I det andra fallet kan du göra utan protokollbekräftelse av konversationen. Om mötet är officiellt måste det vara skriftligt i enlighet med alla regler.
Protokollet förs av sekreteraren eller annan person med sådan behörighet. För att hänga med i konversationsflödet, försök att lista ut en grov lista över frågor som kommer att diskuteras på mötet. Det skulle också vara användbart att ha en röstinspelare för att inte missa detaljerna, eftersom protokollet är en mycket detaljerad beskrivning av en affärshändelse.
Namnen på de närvarande och de frånvarande bör antecknas. För dig själv kan du göra anteckningar angående platsen för alla som kom till mötet för att ange författarskapet till vissa ord utan fel.
I början av varje möte bestäms i vilken ordning frågorna ska behandlas, var noga med att skriva ner det ordagrant.
Om det var en omröstning på mötet, ange sedan dess resultat (hur många som röstade "för" och hur många som röstade "emot"). I det fall det var ett mindre antal närvarande på mötet har du möjlighet att även markera för- och efternamn på alla som röstat.
Dröj intearkivera protokollet på baksidan, för under denna tid kan du glömma detaljerna om mötet.
Förhandlingsprotokoll
Förhandlingar skiljer sig från ett vanligt affärsmöte genom att de vanligtvis diskuterar en eller ett par frågor som spelar stor roll för båda parter. I det här fallet är protokollet en möjlighet att spela in alla nyanser i samtalet och parternas krav. Frågan som diskuteras löses inte alltid direkt efter de första förhandlingarna, så styrelseledamöterna eller andra anställda behöver tid och fullständig information om mötet.
Förhandlingsprotokollet är upprättat enligt samma princip som alla affärsdokument.
Det är nödvändigt att ange datumet för den beskrivna händelsen, dokumentnumret och den fullständiga versionen av titeln. Detta följs av en inledning, som nödvändigtvis anger listan över de närvarande och huvudfrågorna för diskussion.
I huvuddelen är informationen vanligtvis uppdelad i tre delar:”Lyssnade”,”Talade”,”Beslutade”. I den fullständiga versionen av protokollet citeras alla talares ord ordagrant. I vissa fall utfärdas också ett utdrag ur protokollet som duplicerar en viss del av det.
