Protokollet från mötet är ett dokument som återspeglar alla viktiga beslut i denna händelse. Dess felaktiga utformning, både i innebörd och i utförande, kan göra att den bestrids av mötesdeltagarna. Dessutom finns det en potentiell fara att fatta felaktiga ledningsbeslut om protokollet från produktionsmötet innehåller förvanskad information. En uppsättning enkla rekommendationer hjälper dig att ordna det korrekt.
Texten i det här dokumentet innehåller vanligtvis två delar: inledning och huvuddel. Protokollet från mötet (dess första halva) innehåller en beskrivning av evenemangets huvudparametrar: positioner, fullständigt namn. ledamöter, ordförande och sekreterare. När någon av de närvarande har en särställning (inbjuden, expert, observatör etc.) antecknas även detta i dokumentet. Om mötet deltog av många personer kan mötesprotokollet innehålla uppgifter om demett separat blad, som är en oskiljaktig bilaga till dokumentet. Det inledande avsnittet avslutas med dagordningen, som innehåller en lista över frågor som behandlas. Det är önskvärt att ordna dem i viktordning, men det kan finnas andra faktorer som påverkar platsen i frågelistan. Till exempel kan strukturen på dagordningen bero på det logiska förhållandet mellan en del av dess frågor eller anställningen av de personer som deltar i evenemanget. Själva dokumentet är upprättat på organisationens brevpapper (dess avdelning), det måste anges när mötet ägde rum.
Protokollet från mötet i huvuddelen måste stämma överens med den inledande delen. I synnerhet bör dess punkter gå i samma ordning som i dagordningen. Algoritmen för att konstruera en text som registrerar information om varje agendapunkt är följande: "lyssnade", "talade", "beslutade". Huvudregeln när man skriver den här delen av protokollet är att den inte ska bli en sorts avskrift.
Särskilt understycket "lyssnade" beskriver vem som var huvudtalare i frågan, vad han föreslog i slutet av sitt tal. Enligt talarna anges också vem som sagt vad han föreslog. Beslutet fastställer den slutliga ståndpunkten för majoriteten av mötesdeltagarna. Om det antogs genom omröstning, så anges hur många som var för det, hur många som var emot det, samt antalet nedlagda. Beroende på vikten av de diskuterade frågorna kan det fullständiga namnet anges. personer som har tagit en eller annan position.
Mötesprotokollet upprättas av sekreteraren, själva handlingen undertecknas av exekutor och mötesordförande. Informationskällan för sammanställningen är handskrivna utkast, inspelningar gjorda med en röstinspelare, avskrifter. Om lösningen av frågor som identifierats under mötet kräver behörighet av en högre tjänsteman som inte deltagit i mötet, kan godkännande av beslut av denna chef dessutom lämnas. Ett undertecknat och registrerat protokoll kan skickas som ett enda dokument eller som utdrag till tjänstemän som endast omfattas av en del av frågorna.
